La microfilmación como
técnica de reproducción de
documentos se viene usando
en Colombia desde 1950,
fecha en la cual se autorizó su
uso mediante el Decreto Ley
2527/1950. Los principales
usuarios han sido las entidades
del Estado, seguidas por la
empresa privada, en la que se
destaca el sector bancario.
Como ya se ha expuesto, la
microfilmación comenzó en el
año 1950 y el Archivo Nacional
de Colombia no fue ajeno a este
proceso. En aquellos años los
primeros equipos fueron de la
marca Deboll, las películas eran
para un procesado tipo monobaño
y en su conjunto fueron traídos
por el gobierno nacional para
el Ministerio de Hacienda, de
los cuales el Archivo Nacional
heredó dos de estos equipos en
el año 1962: una planetaria y un
procesador manual con manivela.
En 1974, el Archivo Nacional
adquiere una cámara planetaria
Recordak MR2 Kodak, una
procesadora de películas
Prostar DVR y una máquina
duplicadora de microfilmes de
marca EXTEK. Es de anotar
que hasta ese momento
esta institución no hacía
microfilmación de conservación,
solo se limitaba a microfilmar
los documentos seleccionados
por investigadores del Archivo
para su trabajo, a fin de evitar
un fotocopiado excesivo.
En el año de 1974, la
Organización de Estados
Americanos – OEA, capacitó
en los Estados Unidos al
señor Jorge Alberto Montoya,
funcionario del Archivo
Nacional, en las técnicas de
microfilmación y control de
calidad y desde ese momento
comenzó la microfilmación de
conservación en esta entidad;
al mismo tiempo y con el fin
de aprovechar los equipos de
procesado y duplicación, el Archivo Nacional comenzó a
prestar un servicio de revelado.
y duplicación a las empresas
de servicios que existían en la
época. También aquí debemos
aclarar que hasta esta fecha
el único control de calidad que
se realizaba era la inspección
de las imágenes, con el fin de
ver si alguna era ilegible y si se
debería repetir el trabajo; fue
entonces cuando el Archivo
Nacional compró un densitómetro
Macbeth y un inspectómetro,
con lo cual comenzó una tarea
de concientizar a las empresas
de servicios de microfilmación y
otros usuarios del microfilm, de la
necesidad de elaborar microfilmes
basados en normas técnicas
internacionales para obtener
resultados de calidad.
En el año de 1975, la Federación
de Cafeteros, el Archivo Nacional,
Kodak, 3M y Animex (Canon,
en ese entonces), conformaron
la Asociación Colombiana de
Microfilmación con el ánimo de
propender por la expansión del
uso de la microfilmación y fue
así que llegaron expertos en el
tema, provenientes de Brasil
(Algunos de ellos José Roberto
Vascocellos, Antonio Andrade
e Silva y al técnico en control
de calidad de Kodak Wilson
Camuso;) después la Asociación
se diluyó debido a intereses
particulares y personales con
lo que se perdió el rumbo y los
objetivos que se tenían.
Son dos los objetivos por
los cuales se ha hecho
microfilmación en Colombia y en
el mundo: seguridad y reducción
de espacio.
El primero, aplicado a aquellos
documentos que, por su
valor informativo, se hace
indispensable preservarlos a
largo plazo, a fin de evitar su
desaparición causada por un
posible evento catastrófico de
origen natural o provocado
por el hombre. En este caso
las películas de microfilm
de tipo original o también
llamado máster, deben estar
guardadas en sedes diferentes
y distantes (cuando menos
300 kilómetros) al sitio donde
se conservan los papeles, que
para este caso no deben ser
destruidos.
En el segundo se aprovecha
del valor legal que tiene la
microfilmación en Colombia
para evitar acumular
grandes volúmenes de
papel que tienen tiempos de
conservación limitados entre 2 y 20 años; así, una vez
microfilmada la documentación
se procede a la eliminación del
soporte papel (preferiblemente
mediante procesos de
reciclado), ahorrando espacio
de almacenamiento en
depósitos de archivo.
Los principales problemas que
se han presentado en el uso de
la microfilmación en Colombia son los siguientes:
Pérdida de documentos
originales valiosos:
Entre 1950 y 1989, años
que son hitos en el uso de la
microfilmación, en razón que
en el primero se autorizó su
uso en Colombia con valor
probatorio y en el segundo se
crea el Archivo General de la
Nación, que como ente rector
de la política archivística del
país, inició la reglamentación
técnica y jurídica que obligó
a las entidades públicas a
implementar Programas de
Gestión Documental, de tal
manera que el uso de la
microfilmación para reproducir
documentos con soporte en
papel, sin que existiera una
valoración sobre los mismos
conllevaba a que una vez
reproducidos se procedía a
eliminar el original y en esta
destrucción se perdió buena
parte de la documentación
original que hoy debería
conformar las transferencias
secundarias de las entidades
del estado colombiano a los
archivos históricos como el
Archivo General de la Nación.
Almacenamiento
inadecuado de las
películas:
El soporte documental
microfilm se ha promocionado
actualmente como el único
capaz de resistir inalterado
por un tiempo de cuando
menos 200 años y pese a
ser cierto, pero requiere que
se conserve en espacios
físicos que garanticen
condiciones ambientales de 17°C de temperatura con un
margen de + o – 5°C y una humedad relativa de 35%
con una tolerancia del 5%,
pero como estas condiciones
no se tuvieron en cuenta, ha
conllevado en muchos casos,
que las películas adquieran
hongos, los cuales forman
manchas en la emulsión de
la película, que en los casos
extremos impiden la lectura de
los documentos allí registrados.
Otro deterioro frecuente es el
avinagrado de las películas, en
el cual la humedad y el calor
atacan la base en acetato de
las mismas, degradándolo
y generando un fuerte olor
a vinagre producto de la
descomposición del material.
Dado que no existe tratamiento
que permita eliminar los hongos
en una película que está
infectada con este problema,
la única solución para esta
situación es proceder a realizar
una digitalización de la película
para hacer la conservación y
uso de los documentos a partir de las imágenes digitales o
volver a generar un microfilm,
mediante un procedimiento
de microfilmación digital o
electrónica. Para el caso del
avinagrado, cuando este es
avanzado no hay nada que hacer
para rescatar la información,
ya que este problema provoca
la adhesión uno con otro del
soporte de acetato del microfilm, el cual al tratar de despegarlo rompe la emulsión.
Diseño inadecuado
de los parámetros de
microfilmación:
La microfilmación como técnica
tiene diferentes posibilidades
técnicas de aplicación; para
ello es necesario tener en
cuenta las condiciones de la
documentación original, tales
como tamaños, unidades
de conservación, estado de
legibilidad, condición del soporte
papel, colores de tintas y papel,
entre otros.
A partir de esta información y
del objetivo de la microfilmación
se deben establecer los
parámetros técnicos que sean más acordes para garantizar la
reproducción exacta y completa
de los documentos; no obstante,
por diversas razones, entre
las que se pueden mencionar
falta de conocimientos en
aplicaciones de microfilmación,
bajar costos para maximizar
ganancias por parte de las
empresas contratistas y compra
de equipos inadecuados, se
produjeron microfilmes que
no estaban en condiciones de
reproducir exactamente toda la
información que se encuentra en el papel.
Microfilmación
análoga o tradicional
2.1.1. Equipamiento
2.1.1.1. Cámaras
2.1.1.1.1. Rotativas
Equipos diseñados para
microfilmar documentación de
formatos carta y oficio a gran
velocidad, (hasta 120 hojas por
minuto), mediante un sistema
automático de alimentación de
papeles. Se requiere que la
documentación se encuentre en
buen estado de conservación
y adicionalmente suelta, sin
material metálico, adhesivos, ni
pliegues. Este tipo de equipos
se han dejado de producir por las empresas estadunidenses,
europeas y asiáticas; las
rotativas más recientes que se
vendieron en Colombia fueron
de 2005, de esa fecha hasta
hoy no es posible encontrar
este tipo de equipo nuevo.
2.1.1.1.2. Planetarias
Cámaras usadas para la
microfilmación de documentos
que se encontraban en mal
estado de conservación,
manuscritos, grandes formatos
y en general documentación
empastada (siempre y cuando
el libro abriera lo suficiente para
permitir la total reproducción de la información).
