Es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación
de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en
papel en una imagen digital.
Actualmente existe una Metodología de Digitalización de Servicios elaborada por la DOMA (Dirección de la Oficina
para la Modernización Administrativa) cuyo objetivo es posibilitar la prestación de servicios por medios temáticos
con el fin de mejorar la relación entre la ciudadanía y la Administración.
La implantación de esta metodología se está llevando a cabo de forma paulatina, por lo que a día de hoy existen
procesos que no están integrados con la tramitación temática, es decir, que gestionan documentación en papel.
Dentro de este contexto nace la metodología de digitalización de documentos, para facilitar la automatización de los
procesos de captura y la integración de los sistemas de información.
Así mismo, gracias a la digitalización de
documentos se permitirá fomentar la utilización del Archivo Digital, como repositorio único de documentos electrónicos del Gobierno Vasco.
Objetivos
Los objetivos de definición de la Metodología de Digitalización de Documentos para el Gobierno Vasco son los
siguientes:
Unificar y estandarizar los procesos de digitalización que se llevan a cabo dentro del Gobierno Vasco.
Facilitar y automatizar los procesos de captura, reduciendo al máximo el tiempo de operación.
Garantizar la calidad del proceso de digitalización. Es un objetivo claro de esta metodología el asegurar
que el proceso de digitalización se realiza con un alto nivel de calidad.
Facilitar la integración con el Archivo Digital. El proceso de digitalización descrito dentro de la
metodología de digitalización tendrá en consideración la carga de los documentos digitalizados en el
Archivo Digital del Gobierno Vasco, teniendo en cuenta todos los requisitos definidos por éste para su
almacenamiento.
Cumplir con la normativa existente. Para ello se tendrán en cuenta, entre otros:
ƒ Los principios dictados en la Ley 11/2007 de acceso electrónico: principios de accesibilidad, de
interoperabilidad, de simplificación administrativa (por el cual se reduzcan de manera sustancial los
tiempos y plazos de los procedimientos administrativos), etc.
ƒ Y el Decreto 232/2007 de medios, poniendo especial atención al Artículo 36: Copia electrónica de
documentos originales en papel y al Artículo 37: Compulsa electrónica de documentos
originales en papel.
Fomentar el uso de la digitalización para impulsar la implantación de la e-Administración Vasca.
Encaminar al Gobierno Vasco hacia la obtención de todos los beneficios que la digitalización
proporciona (accesibilidad y explotación de la información, reducción de costes y tiempo, optimización de
los recursos, reducción del traslado del papel, evitar la manipulación indebida de la documentación, minimizar el deterioro del papel, etc.).
Alcance
La digitalización de documentos tiene impacto en cuatro ámbitos simultáneamente:
Proceso: adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación para incluir las tareas de digitalización.
Proceso: adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación para incluir las tareas de digitalización.
Normativa: para la implantación de la Metodología de Digitalización de Documentos es necesaria la
adaptación de la normativa existente para incluir los procesos de digitalización dentro de la misma.
Soporte técnico: se deben habilitar las herramientas necesarias (hardware y software) para la realización de
la digitalización de documentos.
Cultura de la organización: es necesaria la comunicación y difusión del cambio que supone la incorporación
de la digitalización de documentos en los procesos a la vez que la creación de nuevos roles, tareas y
responsabilidades.
Para conseguir sus objetivos la Metodología de Digitalización de documentos define:
Conceptos básicos sobre digitalización de documentos
Aproximación a la digitalización de documentos
Fases del proceso de digitalización de documentos
Recomendaciones técnicas generales
Centro de Servicios Documentales
Un mapa de agentes implicados en la digitalización de los documentos.
Aproximación a la Digitalización de documentos
Cuando un departamento se plantea digitalizar documentos, estos son, a modo de resumen, los aspectos
fundamentales que debe tener en cuenta:
Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización (decidir si todos los
documentos van a ser digitalizados o no, finalidad de los documentos digitalizados, soporte del documento a
digitalizar (tipo de papel, tamaño del mismo), etc.).
Evaluar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como el tipo de documentos y la
necesidad de uso y acceso a los mismos.
Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por
lotes). Este es un aspecto clave, ya que condicionará notablemente el proceso de digitalización de
documentos.
Indicar si la carga de documentos en el Archivo Digital se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma
masiva (por lotes). Este aspecto condicionará la integración con el Archivo Digital.
Asimilar cada una de las actividades implícitas en las distintas fases del proceso de digitalización (ver
apartado Fases del Proceso de Digitalización de documentos).
Decidir si va a contextualizarse el servicio de digitalización y en ese caso, exigir a la empresa adjudicada que
cuente con todos los aspectos de seguridad que permitan preservar la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la información.
Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la
comprobación de que la digitalización es correcta así como los requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.
Fases del Proceso de Digitalización de documentos
Todo proceso completo de digitalización, independientemente de las características específicas del mismo, de dónde
se realice, de cómo se realice y de quienes sean las personas encargadas de llevarlo a cabo, cuenta con un conjunto
de etapas claramente diferenciadas, con el fin de garantizar el éxito del mismo. Estas fases se enumeran a
continuación:
1. Identificación.
2. Clasificación.
3. Recogida, Transporte y Recepción* (fase opcional).
4. Preparación
6. Reconocimiento de datos.
7. Indexación.
8. Control de Calidad.
9. Firma* (fase opcional).
10. Carga al Archivo Digital.
11. Devolución, Archivo o Expurgo.
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