Microfilmación

MICROFILMACIÓN

La microfilmación como técnica de reproducción de documentos se viene usando en Colombia desde 1950, fecha en la cual se autorizó su uso mediante el Decreto Ley 2527/1950. Los principales usuarios han sido las entidades del Estado, seguidas por la empresa privada, en la que se destaca el sector bancario.

Como ya se ha expuesto, la microfilmación comenzó en el año 1950 y el Archivo Nacional de Colombia no fue ajeno a este proceso. En aquellos años los primeros equipos fueron de la marca Deboll, las películas eran para un procesado tipo monobaño y en su conjunto fueron traídos por el gobierno nacional para el Ministerio de Hacienda, de los cuales el Archivo Nacional heredó dos de estos equipos en el año 1962: una planetaria y un procesador manual con manivela. 

En 1974, el Archivo Nacional adquiere una cámara planetaria Recordak MR2 Kodak, una procesadora de películas Prostar DVR y una máquina duplicadora de microfilmes de marca EXTEK. Es de anotar que hasta ese momento esta institución no hacía microfilmación de conservación, solo se limitaba a microfilmar los documentos seleccionados por investigadores del Archivo para su trabajo, a fin de evitar un fotocopiado excesivo. 

En el año de 1974, la Organización de Estados Americanos – OEA, capacitó en los Estados Unidos al señor Jorge Alberto Montoya, funcionario del Archivo Nacional, en las técnicas de microfilmación y control de calidad y desde ese momento comenzó la microfilmación de conservación en esta entidad; al mismo tiempo y con el fin de aprovechar los equipos de procesado y duplicación, el  Archivo Nacional comenzó a prestar un servicio de revelado.

y duplicación a las empresas de servicios que existían en la época. También aquí debemos aclarar que hasta esta fecha el único control de calidad que se realizaba era la inspección de las imágenes, con el fin de ver si alguna era ilegible y si se debería repetir el trabajo; fue entonces cuando el Archivo Nacional compró un densitómetro Macbeth y un inspectómetro, con lo cual comenzó una tarea de concientizar a las empresas de servicios de microfilmación y otros usuarios del microfilm, de la necesidad de elaborar microfilmes basados en normas técnicas internacionales para obtener resultados de calidad.

En el año de 1975, la Federación de Cafeteros, el Archivo Nacional, Kodak, 3M y Animex (Canon, en ese entonces), conformaron la Asociación Colombiana de Microfilmación con el ánimo de propender por la expansión del uso de la microfilmación y fue así que llegaron expertos en el tema, provenientes de Brasil (Algunos de ellos José Roberto Vascocellos, Antonio Andrade e Silva y al técnico en control de calidad de Kodak Wilson Camuso;) después la Asociación se diluyó debido a intereses particulares y personales con lo que se perdió el rumbo y los objetivos que se tenían. 

Son dos los objetivos por los cuales se ha hecho microfilmación en Colombia y en el mundo: seguridad y reducción de espacio. 

El primero, aplicado a aquellos documentos que, por su valor informativo, se hace indispensable preservarlos a largo plazo, a fin de evitar su desaparición causada por un posible evento catastrófico de origen natural o provocado por el hombre. En este caso las películas de microfilm de tipo original o también llamado máster, deben estar guardadas en sedes diferentes y distantes (cuando menos 300 kilómetros) al sitio donde se conservan los papeles, que para este caso no deben ser destruidos. 

En el segundo se aprovecha del valor legal que tiene la microfilmación en Colombia para evitar acumular grandes volúmenes de papel que tienen tiempos de conservación limitados entre  2 y 20 años; así, una vez microfilmada la documentación se procede a la eliminación del soporte papel (preferiblemente mediante procesos de reciclado), ahorrando espacio de almacenamiento en depósitos de archivo. 

Los principales problemas que se han presentado en el uso de la microfilmación en Colombia son los siguientes:

Pérdida de documentos originales valiosos:

Entre 1950 y 1989, años que son hitos en el uso de la microfilmación, en razón que en el primero se autorizó su uso en Colombia con valor probatorio y en el segundo se crea el Archivo General de la Nación, que como ente rector de la política archivística del país, inició la reglamentación técnica y jurídica que obligó a las entidades públicas a implementar Programas de Gestión Documental, de tal manera que el uso de la microfilmación para reproducir documentos con soporte en papel, sin que existiera una valoración sobre los mismos conllevaba a que una vez reproducidos se procedía a eliminar el original y en esta destrucción se perdió buena parte de la documentación original que hoy debería conformar las transferencias secundarias de las entidades del estado colombiano a los archivos históricos como el Archivo General de la Nación. 

Almacenamiento inadecuado de las películas: 

El soporte documental microfilm se ha promocionado actualmente como el único capaz de resistir inalterado por un tiempo de cuando menos 200 años y pese a ser cierto, pero requiere que se conserve en espacios físicos que garanticen condiciones ambientales de 17°C de temperatura con un margen de + o – 5°C y una  humedad relativa de 35% con una tolerancia del 5%, pero como estas condiciones no se tuvieron en cuenta, ha conllevado en muchos casos, que las películas adquieran hongos, los cuales forman manchas en la emulsión de la película, que en los casos extremos impiden la lectura de los documentos allí registrados. 

Otro deterioro frecuente es el avinagrado de las películas, en el cual la humedad y el calor atacan la base en acetato de las mismas, degradándolo y generando un fuerte olor a vinagre producto de la descomposición del material. Dado que no existe tratamiento que permita eliminar los hongos en una película que está infectada con este problema, la única solución para esta situación es proceder a realizar una digitalización de la película para hacer la conservación y uso de los documentos a partir de las imágenes digitales o volver a generar un microfilm, mediante un procedimiento de microfilmación digital o electrónica. Para el caso del avinagrado, cuando este es avanzado no hay nada que hacer para rescatar la información, ya que este problema provoca la adhesión uno con otro del soporte de acetato del microfilm, el cual al tratar de despegarlo rompe la emulsión.

Diseño inadecuado de los parámetros de microfilmación: 

La microfilmación como técnica tiene diferentes posibilidades técnicas de aplicación; para ello es necesario tener en cuenta las condiciones de la documentación original, tales como tamaños, unidades de conservación, estado de legibilidad, condición del soporte papel, colores de tintas y papel, entre otros.

A partir de esta información y del objetivo de la microfilmación se deben establecer los parámetros técnicos que sean  más acordes para garantizar la reproducción exacta y completa de los documentos; no obstante, por diversas razones, entre las que se pueden mencionar falta de conocimientos en aplicaciones de microfilmación, bajar costos para maximizar ganancias por parte de las empresas contratistas y compra de equipos inadecuados, se produjeron microfilmes que no estaban en condiciones de reproducir exactamente toda la información que se encuentra en el papel.

Microfilmación análoga o tradicional 

2.1.1. Equipamiento 

2.1.1.1. Cámaras 

2.1.1.1.1. Rotativas 

Equipos diseñados para microfilmar documentación de formatos carta y oficio a gran velocidad, (hasta 120 hojas por minuto), mediante un sistema automático de alimentación de papeles. Se requiere que la documentación se encuentre en buen estado de conservación y adicionalmente suelta, sin material metálico, adhesivos, ni pliegues. Este tipo de equipos se han dejado de producir por  las empresas estadunidenses, europeas y asiáticas; las rotativas más recientes que se vendieron en Colombia fueron de 2005, de esa fecha hasta hoy no es posible encontrar este tipo de equipo nuevo.

2.1.1.1.2. Planetarias 

Cámaras usadas para la microfilmación de documentos que se encontraban en mal estado de conservación, manuscritos, grandes formatos y en general documentación empastada (siempre y cuando el libro abriera lo suficiente para permitir la total reproducción de la información).